A través de la Ley No. 254 de 2021, se introdujeron cambios a la Ley 52 de 2016 (Ley 52), respecto a la obligación, para todas las entidades incorporadas bajo Ley panameña, de mantener registros contables y documentación de respaldo.
Registros contables serán aquellos que indiquen, de forma clara y precisa, las operaciones de una entidad, sus activos, pasivos y patrimonio, y permitan determinar con certeza razonable la situación financiera de una entidad para permitir la elaboración de estados financieros.
I. Obligación de mantener Registros Contables para todas las entidades incorporadas bajo ley panameña:
- Mantener los registros en Panamá o en cualquier parte del mundo, por un periodo de 5 años desde que se realizó la última transacción.
- Los registros, o una copia de estos (al 31 de diciembre del año anterior), deberán ser enviados al Agente Residente, de forma anual, el día 30 de abril de cada año.
- En los casos donde los registros se mantienen en un lugar diferente a la oficina del Agente Residente, la entidad deberá confirmar:
a. El nombre y detalles de contacto de la persona que mantiene custodia de los registros (y notificar en caso de que ésta cambie) y
b. Dirección de dónde se mantienen.
II. Excepciones:
Las siguientes entidades estarán exceptuadas de la obligación de entregar los registros contables a sus Agentes Residentes:
- Entidades listadas en una bolsa de valores local o internacional;
- Entidades propiedad del Estado y
- Entidades registradas en el Registro Nacional de Marina Mercante de la República de Panamá.
III. Tipos de Registros Contables que se deberán mantener:
a) Entidades dedicadas exclusivamente a ser tenedoras de activos y sin actividad comercial:
Documentos que muestren:
- El valor de los activos;
- Los ingresos generados por dichos activos y
- Los pasivos relativos a dichos activos.
b) Entidades que operan y realizan actos de comercio fuera de Panamá:
- Un diario y un mayor.
c) Entidades que se dedican a la compra y venta de títulos de crédito y valores comerciales públicos o privados para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil:
- Estado de cuenta o balance de la entidad.
IV. Obligaciones para entidades incorporadas antes de la entrada en vigor de la Ley 254:
- Proveer, al Agente Residente, antes de abril 2022, copia de los registros contables y documentación de respaldo para mantenerla en sus oficinas. Una vez se expire este periodo, el Agente Residente deberá preparar una Declaración Jurada confirmando que cuenta con la información.
- El Agente Residente renunciará y registrará dicha renuncia en el Registro Público de forma inmediata en los casos donde la entidad no provea los registros contables o la información relevante respecto a dónde se mantienen dichos registros.
V. Sanciones:
- Multa entre US$ 5,000.00 y US$ 1,000,000.00.
- Suspensión de los derechos corporativos de la entidad. Para reactivarla, se deberá seguir el procedimiento contenido en el Código Fiscal de Panamá.
